智能会议室预订系统常用解决方案 欣力高无纸化会议

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如何更好的优化会议室预约管理平台

1.设置命名惯例

您可以采取的***重要的政策是如何命名会议室预订。要求人们始终使用描述性但简洁的事件名称。“部门会议”这样的人们需要询问哪个部门，而“Acme双周营销会议”太长。“营销人员会议”为您提供易于理解且所需的所有信息。由于人们习惯于在社交媒体和其他平台上进行字符统计，因此将一些基本限定词放在一起应该会很好。智能会议室预订系统

2.公布会议室资产

提供每个会议室的照片，以及座位容量、家具和视听工具等细节，以便人们可以根据自己的需求选择***佳空间。某些系统允许您在预定应用管理程序中执行此操作，但您也可以将此内容发布到内部网络或政策中。如果您有一个基于活动的工作场所，提供办公室轮用或旅馆化办公室，请务必显示哪些区域是工作区、电话间、会议室或安静区域以保护隐私。智能会议室预订系统

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会议室预约管理系统的功能

企业可以通过新型会议管理系统查询会议室和参会者是否已经有会议安排，从而充分利用空闲会议室，同时也避免了会议室和参会者会议时间冲突的情况发生。企业发布会议后，会议管理系统会自动给参会者发送会议提醒。在开会过程中，会议管理系统还可提供会议资料的观看和下l载、投l票、会议记录等服务。智能会议室预订系统

会议协助

会议协助主要是指在开会过程中，会议室管理系统可以对会议的进行起到一些帮助作用，提高会议主办方开会的效率、降低开会成本。资料共享功能是指会议主办方在会议开始之前可以将会议需要的资料上传至会议管理系统，开会时参会者可以通过移动端APP登陆会议管理系统观看和下l载会议资料，甚至可以给资料上做一些批注和书签。资料共享功能可以提高会议效率、减少影印成本。投l票功能是指当企业进行重要事项决策时，可以通过会议管理系统进行不记名投l票，提高了投l票效率。智能会议室预订系统

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会议室预定系统具备以下基本功能：

(1) 会议室使用信息查询：

用户可以查看会议室的详细信息，也可以查看会议室的预定情况，包含是否已预定，预定人，预定时间，使用时间段，附加设备等。

(2) 会议室预约

用户通过查看会议室的预约情况来决定自己要预约的会议室，及预约时间段。时间不冲突的情况下，可以预约。预约时提供例行预约功能，比如每周/每月固定时间的例行会议。智能会议室预订系统

(3) 预约修改和撤销

用户如果有预约改动,可以修改预约和撤销预约。